PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

Biuro Rachunkowości, Finansów i Podatków „KAPITAŁ” Tomasz Pajor

z siedzibą w Koszalinie 75-608, ul. Zwycięstwa 187B/49

NIP: 6691893161 ,  REGON: 321575723,

zwaną/zwanym dalej: „Biurem Rachunkowym”,

jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy z dnia 01 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu i w związku z tym wykonuje działalność w tym zakresie, dlatego też w świetle przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zwaną dalej: „ustawą”) jest podmiotem zobowiązanym do wprowadzenia i stosowania Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych  oraz Podejmowania Działań Następczych (zwaną dalej: „Procedurą”) zgodnie z przepisami określonymi w ustawie.

ROZDZIAŁ I
PRZEPISY WSTĘPNE ORAZ DEFINICJE

PRZEPISY WSTĘPNE

§ 1

1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa oraz informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Biurze Rachunkowym lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
2. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
3. Procedura określa w szczególności:
   1. bezstronną osobę w ramach struktury organizacyjnej Biura Rachunkowego upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
   2. bezstronną osobę w ramach struktury organizacyjnej Biura Rachunkowego, upoważnioną do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej;
   3. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez Sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;
   4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
   5. obowiązek potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
   6. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez osobę, o której mowa w pkt b);
   7. maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt e – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
   8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje, że zgłoszenie dotyczące naruszenia prawa może być w każdym przypadku zgłoszone również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego oraz – w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej z pominięciem niniejszej procedury (obowiązuje od momentu wejścia w życie tych przepisów).

DEFINICJE

§ 2

Ilekroć w Procedurze oraz w Załącznikach do niej mowa jest o:

1. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Biuro Rachunkowe w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające i podejmowania działań następczych;
2. działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;
3. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Biurze Rachunkowym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował lub w sytuacji, gdy sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt z Biurem Rachunkowym w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
5. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Biurze Rachunkowym lub na rzecz tego podmiotu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
6. naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej;
7. organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy;
8. osobie przyjmującej – należy przez to rozumieć osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
9. osobie reagującej – należy przez to rozumieć osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
10. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
11. osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
12. osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
13. podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć podmiot prywatny lub podmiot publiczny;
14. podmiocie prywatnym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi;
15. podmiocie publicznym – należy przez to rozumieć podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1524);
16. postępowaniu prawnym – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
17. rejestrze – należy przez to rozumieć rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmujący co najmniej: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy;
18. sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy w tym: pracownika, pracownika tymczasowego, osobę świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadcząca pracę pod nadzorem lub kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażystę, wolontariusza, praktykanta albo osobę fizyczną, o której mowa powyżej, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Biurze Rachunkowym lub na jego rzecz, lub już po ich ustaniu;
19. zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
20. zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Biuru Rachunkowemu informacji o naruszeniu prawa;
21. zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie właściwym organom publicznym informacji o naruszeniu prawa.

ROZDZIAŁ II

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA WYKONYWANIE
 OBOWIĄZKÓW WYNIKAJĄCYCH Z USTAWY

WYZNACZENIE OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH

§ 3

1. Osobą Przyjmującą jest Tomasz Pajor.
2. Osobą Reagującą jest Tomasz Pajor.
3. Osoba Przyjmująca i Osoba Reagująca odpowiedzialne są za wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy, zapewnienia aktualności i zgodności Procedury z ustawą.
4. Osoba Przyjmująca i Osoba Reagująca działają na podstawie pisemnego upoważnienia Biura Rachunkowego i są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te czynności.
5. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób: Sygnalisty, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Biura Rachunkowego stanowiące Załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

ROZDZIAŁ III
ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE

§ 4

1. Osoba dokonująca zgłoszenia wewnętrznego, może je dokonać ustnie lub pisemnie poprzez jeden z kanałów wskazanych w §5 – 9 poniżej.
2. Biuro Rachunkowe przygotowało propozycję wzoru pisemnego zgłoszenia wewnętrznego, który stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej procedury. Sygnalista nie ma obowiązku stosowania tego wzoru.
3. Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
4. Zgłoszenia niezależnie od wybranego kanału rozpatrywane są według daty ich wpłynięcia do Osoby Przyjmującej. Żadna z metod przyjmowania zgłoszenia nie jest preferencyjnie traktowana przez Osobę Przyjmującą.
5. Osoba Przyjmująca ma obowiązek bieżącego sprawdzania wszystkich kanałów zgłoszeń w celu ewentualnego stwierdzenia wpłynięcia zgłoszenia i zarejestrowania go w Rejestrze, o którym mowa w § 11 Procedury.

ZGŁOSZENIE USTNE – TELEFONICZNE

§ 5

1. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Biuro Rachunkowe informuje Pracowników Biura Rachunkowego o danych kontaktowych do przyjmowania zgłoszeń ustnych.
3. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą Sygnalisty w formie:

1. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
2. kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez Osobę Przyjmującą.

4. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Osobę Przyjmującą.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 lit. b oraz ust. 4, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

ZGŁOSZENIE USTNE – SPOTKANIE

§ 6

1. Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą Sygnalisty, zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
2. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
3. protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Osobę Przyjmującą.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. b, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

ZGŁOSZENIE PISEMNE

§ 7

1. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
2. Zgłoszenie pisemne może być dokonane:
   1. w sposób anonimowy – opisany w §8, który to sposób zapewnia pełną anonimowość danych Sygnalisty, skutkującym brakiem możliwości jego identyfikacji, albo
   2. w sposób nieposiadający cech anonimowości – opisany w §9, który nie zapewnia anonimowości danych Sygnalisty, co skutkuje możliwością identyfikacji takiej osoby.

ZGŁOSZENIE PISEMNE/ELEKTRONICZNE ANONIMOWE

§ 8

1. Zgłoszenie w sposób anonimowy odbywa się poprzez umieszczenie papierowego zgłoszenia w przygotowanej skrzynce, która znajduje się w ogólnodostępnym miejscu: skrzynka brązowa, przed wejściem do siedziby Biura KAPITAŁ, zapewniającym anonimowość Sygnalisty.
2. Dla zachowania cech anonimowości Biuro Rachunkowe rekomenduje przygotowanie zgłoszenia na zewnętrznym komputerze oraz jego wydrukowanie na drukarce nie znajdującej się w miejscu pracy.
3. Zgłoszenie w sposób anonimowy może odbyć się również poprzez przesłanie Zgłoszenia na adres e-mail: pajor@kapital.koszalin.pl do którego dostęp będą posiadały jedynie osoby upoważnione wskazane w §3.
4. Dla zachowania cech anonimowości Biuro Rachunkowe rekomenduje wysłanie zgłoszenia z adresu e-mail Sygnalisty, którego nie będzie można przyporządkować do Sygnalisty.  

ZGŁOSZENIE PISEMNE/ELEKTRONICZNE NIEANONIMOWE

§ 9

1. Zgłoszenie w sposób nieanonimowy może odbyć się poprzez:
   1. wysłanie Zgłoszenia na adres e-mail: pajor@kapital.koszalin.pl;
   2. osobistego doręczenia Zgłoszenia do Osoby Przyjmującej;
   3. umieszczenie papierowego zgłoszenia w skrzynce, o której mowa w §8 ust.1.
2. Zgłoszenie w sposób nieanonimowy jest dobrowolne.

POTWIERDZENIE OTRZYMANIA ZGŁOSZENIA

§ 10

1. Przekazanie Sygnaliście informacji o przyjęciu zgłoszenia wewnętrznego dokonywane jest w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia następuje w formie wskazanej w Załączniku nr 3 przez Osobę Przyjmującą. Potwierdzenie można przekazać również elektronicznie, jeśli Sygnalista wskazał takie dane.
2. W sytuacji anonimowego zgłoszenia informacja o jego przyjęciu nie jest przekazywana do osoby zgłaszającej ze względu na brak danych tej osoby, chyba że Sygnalista podał adres do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

§ 11

1. Biuro Rachunkowe prowadzi Rejestr.
2. Osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie Rejestru są Osoba Przyjmująca i Osoba Reagująca.
3. Wpisu do Rejestru dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego zgodnie z jego treścią.
4. Rejestr obejmuje co najmniej:
   1. numer zgłoszenia;
   2. przedmiot naruszenia prawa;
   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. adres do kontaktu sygnalisty;
   5. datę dokonania zgłoszenia;
   6. informację o podjętych działaniach następczych;
   7. datę zakończenia sprawy.
5. Biuro Rachunkowe jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze.
6. Dane zgromadzone w Rejestrze podlegają tajemnicy, o której mowa w Procedurze i nie podlegają ujawnieniu osobom nieuprawnionym. Dostęp do Rejestru mają tylko osoby upoważnione, o których mowa w § 3. Rejestr w formie elektronicznej zabezpieczony jest hasłem.
7. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

ROZDZIAŁ IV

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

OBOWIĄZEK PODJĘCIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

§ 12

1. Osoba Reagująca ma obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych związanych z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym, jeśli zgłoszenie pozwala na podjęcie działań następczych.
2. Przy zastosowaniu określonych działań następczych, uwzględnia się w szczególności czynności podjęte w celu zweryfikowania informacji o naruszeniu, prawidłowość oceny informacji o naruszeniu oraz adekwatność środków podjętych w następstwie stwierdzenia naruszenia, w tym – w odpowiednim przypadku – w celu zapobiegnięcia dalszym naruszeniom, z uwzględnieniem wagi naruszenia.

POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

§ 13

1. Osoba Reagująca przeprowadza postępowanie wyjaśniające w zakresie analizy, weryfikacji oraz oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych, w tym sprawdzenia czy dane zgłoszenie kwalifikuje się jako zgłoszenie wewnętrzne w rozumieniu Procedury oraz ustawy. 
2. Postępowanie wyjaśniające polega na analizie zasadności zgłoszenia oraz kompletności danych, w tym prawdziwości przedstawionych informacji i dowodów. W tym celu Osoba Reagująca może wezwać do złożenia wyjaśnień, w formie pisemnej/elektronicznej lub ustnej, osoby potencjalnie posiadające wiedzę dotyczącą okoliczności będących przedmiotem zgłoszenia.
3. W przypadku złożenia wyjaśnień ustnych sporządzany jest protokół, który podpisuje osoba składająca wyjaśnienia i Osoba Reagująca. Osobie składającej wyjaśnienia przysługuje prawo do sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia treści protokołu przed jego podpisaniem.
4. Postępowanie wyjaśniające zamyka się, bez podejmowania dalszych działań, w przypadku, gdy:
   1. zgłoszenie wewnętrzne nie zawiera informacji pozwalających na wszczęcie lub przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, a:
      1. Sygnalista pomimo jego wezwania do uzupełnienia tych informacji, ich nie uzupełnił w wyznaczonym terminie lub przekazał niewystarczające informacje lub,
      1. Sygnalista nie podał danych kontaktowych umożliwiających nawiązanie kontaktu, w związku z czym nie jest możliwe jego wezwanie do uzupełnienia;

4. w wyniku przeprowadzonej analizy lub czynności w ramach postępowania wyjaśniającego stwierdzono bezzasadność zgłoszenia wewnętrznego lub brak naruszenia prawa.
5. Postępowanie wyjaśniające należy zakończyć bez zbędnej zwłoki. W sytuacji, gdy będzie trwać ono dłużej niż okres 3 miesięcy liczony od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, Osoba Reagująca, przed upływem tego okresu, powiadamia o tym fakcie Sygnalistę wraz z informacją na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodach takich działań, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

PROTOKÓŁ Z POSTĘPOWANIA WYJAŚNIAJĄCEGO

§ 14

1. Z postępowania wyjaśniającego sporządzany jest protokół, który zawiera dokładny opis dokonanego zgłoszenia wewnętrznego, w tym dane zawarte w zgłoszeniu oraz wskazanie naruszonych przepisów prawa. Protokół zawiera także opis działań podjętych przez Osobę Reagującą w celu weryfikacji zgłoszenia oraz ostateczną decyzję podjętą po ustaleniu wszystkich elementów faktycznych i prawnych dotyczących  zgłoszenia.
2. W przypadku ustalenia naruszenia prawa, Osoba Reagująca zawiadamia o tym fakcie odpowiednie organy w strukturze Biura Rachunkowego (osoby uprawnione do reprezentacji Biura Rachunkowego) poprzez przekazanie protokołu, o którym mowa w ust.1 lub/i powiadamia o tym właściwe organy publiczne, instytucje.

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

§ 15

1. Biuro Rachunkowe podejmuje czynności w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia  w Biurze Rachunkowym polegające w szczególności na:
2. dodatkowym przeszkoleniu pracowników w celu uświadomienia ich o możliwościach naruszeń prawa zachodzących w Biurze Rachunkowym;
3. weryfikacji i odpowiedniej zmiany procedur, które zostały naruszone lub stworzenie nowych procedur mających na celu uniknięcie podobnych naruszeń w przyszłości;
4. pociągnięciu do odpowiedzialności dyscyplinarnej osób naruszających prawo;
5. rozwiązanie umowy z kontrahentem,
6. zawiadomieniu odpowiednich organów publicznych o stwierdzonym naruszeniu prawa lub rozważenie podjęcia innych przewidzianych przepisami prawa środków prawnych.
7. O wyborze charakteru działań następczych, decydują osoby uprawnione do reprezentacji Biura Rachunkowego.

INFORMACJA ZWROTNA

§ 16

1. Osoba Reagująca ma obowiązek przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w maksymalnym terminie:

1. nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub
2. nieprzekraczającym 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego – w przypadku nieprzekazania, sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego

– chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

2. Osoba Reagująca powiadamia Sygnalistę o rozstrzygnięciu przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
3. Wzór informacji zwrotnej stanowi Załącznik nr 4 do niniejszej procedury.

ROZDZIAŁ V

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI I OCHRONA INFORMACJI

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI

§ 17

1. Osoba Przyjmująca przechowuje dokumentację związaną z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego do momentu wpisania go do Rejestru i przekazania dokumentacji do Osoby Reagującej. Osoba Przyjmująca ma obowiązek niezwłocznego przekazania dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym do Osoby Reagującej, nie później niż w terminie 2 dni od wpłynięcia zgłoszenia.
2. Osoba Reagująca przechowuje dokumentację, o której mowa w ust. 1 oraz sporządzoną w wyniku przekazania zgłoszenia wewnętrznego i przeprowadzenia w związku z tym postępowania wyjaśniającego, w tym treść przekazanego zgłoszenia, pozyskane dodatkowe informacje od Sygnalisty lub osób potencjalnie posiadających wiedzę dotyczącą okoliczności będących przedmiotem zgłoszenia, wszelką korespondencję mailową, nagrania z rozmów, protokoły ze spotkań, notatki służbowe, raporty oraz protokół sporządzony po zakończeniu postępowania wewnętrznego.
3. Dokumentacja sporządzona w wyniku zgłoszenia wewnętrznego przechowywana jest przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
4. Osoba Przyjmująca i Osoba Reagująca mają obowiązek przechowywania dokumentacji, o której mowa w ust.1-3 w sposób uniemożliwiający dostęp do niej osobom nieuprawnionym.

OBOWIĄZEK ZACHOWANIA TAJEMNICY

§ 18

1. Biuro Rachunkowe zapewnia, że Procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń wewnętrznych przetwarzanie danych osobowych przeprowadzane są w sposób bezpieczny, uniemożliwiając nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem. Zapewnia ono także ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
2. Po przeprowadzeniu działań związanych ze zgłoszeniem, Biuro Rachunkowe przechowuje dokumentację związaną z przyjęciem zgłoszenia i podejmowanymi działaniami wyjaśniającymi oraz następczymi w sposób bezpieczny, uniemożliwiający dostęp osobom trzecim do treści dokumentów.
3. Dostęp do skrzynki mailowej, o której mowa w Rozdziale III posiadają Osoba Przyjmująca oraz Osoba Reagująca. Wszelka dokumentacja elektroniczna będzie zabezpieczona hasłem, które znają tylko: Osoba Przyjmująca oraz Osoba Reagująca.

ROZDZIAŁ VI

PRZETWARZANIE I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

§ 19

1. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom Biura Rachunkowego.
2. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu osobom trzecim, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty stanowiącą Załącznik nr 5.
3. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione także wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

§ 20

1. Biuro Rachunkowe po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
2. Dane osobowe gromadzone na podstawie ust. 1 przetwarzane są na podstawie art. 6 ust.1 lit c) oraz lit f) Rozporządzenia (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka Ochrony Danych Osobowych obowiązująca w Biurze Rachunkowym.
3. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
4. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Biuro Rachunkowe przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, Biuro Rachunkowe usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Przepisu nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
6. Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych Sygnalisty stanowi Załącznik nr 6  do niniejszej procedury.
7. Wzór klauzuli informacyjnej o zasadach przetwarzania danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie od Sygnalisty stanowi Załącznik nr 7 do niniejszej procedury.

ROZDZIAŁ VII
ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE I UJAWNIENIA PUBLICZNE

§ 21

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem procedury przewidzianej w Procedurze, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze Biuro Rachunkowe nie przekaże informacji zwrotnej Sygnaliście lub Sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Biuro Rachunkowe z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Biurem Rachunkowym a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Biura Rachunkowego w naruszeniu prawa.
2. Szczegółowe informacje w zakresie dokonywania zgłoszeń zewnętrznych oraz ujawnień publicznych, a także zasad kwalifikacji Sygnalisty do objęcia ochroną przewidzianą przepisami ustawy zawarte zostały w ustawie.
3. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

ROZDZIAŁ VIII

ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH I ŚRODKI OCHRONY

§ 22

1. Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
3. Sygnalista, który doświadczy działań odwetowych ma prawo zgłosić ten fakt zgodnie z procedurą zgłoszeń wewnętrznych. Sygnaliście przysługuje również prawo zgłoszenia tego faktu zgodnie z powszechnymi przepisami prawa, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia, o którym mowa w zdaniu pierwszym.
4. W przypadku, gdy informacja o naruszeniu prawa została anonimowo zgłoszona Biuru Rachunkowemu, a następnie doszło do ujawnienia tożsamości sygnalisty i doświadczył on działań odwetowych, przepisy rozdziału VIII stosuje się, jeżeli zostały spełnione warunki wskazane w ust.1.
5. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
   1. odmowie nawiązania stosunku pracy;
   2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
   5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
   6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
   7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
   8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
   10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
   12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
   14. mobbingu;
   15. dyskryminacji;
   16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
   17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
   19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
   21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
6. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 5.
7. Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 5 i 6, nie jest działaniem odwetowym.
8. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, ust. 5 – 7 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.
9. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
   1. wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
   2. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
10. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
11. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia.
12. Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
13. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 12, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
14. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
15. Nie można zrzec się praw określonych w niniejszym rozdziale ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji.
16. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio:
    1. do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
    2. do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej;
    3. w przypadku, gdy informacje o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiednich instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.

ROZDZIAŁ IX

ZAKAZ DOKONYWANIA NIEPRAWDZIWYCH ZGŁOSZEŃ

§ 23

1. Mając na celu zwalczanie rzeczywistych naruszeń prawa i wypełnienie obowiązków przewidzianych
   w ustawie, w sytuacji dokonania zgłoszenia w celach niezgodnych z ustawą, w tym w przypadku złej wiary lub zamierzonego zaszkodzenia innej osobie lub podmiotowi prawnemu bez podstaw faktycznych Sygnaliście nie przysługuje ochrona określona w Procedurze.
2. Działanie niezgodne z prawem, określone w ust.1 może powodować konsekwencje prawne, w tym odszkodowawcze, dyscyplinarne lub odpowiedzialność karną.

ROZDZIAŁ X
ZASADY UPOWSZECHNIANIA WŚRÓD PRACOWNIKÓW/ WSPÓŁPRACOWNIKÓW WIEDZY Z ZAKRESU PRZEPISÓW USTAWY

§ 24

1. Osoba Przyjmująca i Osoba Reagująca są odpowiedzialne za upowszechnianie wiedzy z zakresu przepisów ustawy dla wszystkich pracowników i osób wykonujących czynności na rzecz Biura Rachunkowego.
2. Biuro Rachunkowe będzie przeprowadzać szkolenia okresowe dla pracowników celem aktualizowania wiedzy o obowiązującej Procedurze oraz ustawy.

ROZDZIAŁ XI
PRZEPISY  KOŃCOWE

§ 25

1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
2. Pracownicy zatrudnieni w Biurze Rachunkowym zapoznają się z Procedurą i potwierdzają zapoznanie się z nią własnoręcznym podpisem. W przypadku pracowników przyjmowanych do pracy, Biuro Rachunkowe zapoznaje pracownika z Procedurą przed dopuszczeniem do pracy.
3. Pracownicy potwierdzają fakt zapoznania się z treścią Procedury oraz załączników na piśmie, zgodnie z wzorem, stanowiącym Załącznik nr 8. 
4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, Biuro Rachunkowe przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
5. Biuro rachunkowe dokonuje bieżącej weryfikacji zgodności Procedury oraz w sytuacji potrzeby dokonuje jej aktualizacji po przeprowadzeniu konsultacji na zasadach określonych w ustawie.
6. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w następujący sposób: w biurze KAPITAŁ, w widocznym miejscu. Na stronie www.kapital.koszalin.pl

Załączniki:

1. Upoważnienie dla Osoby Przyjmującej i Osoby Reagującej wraz z danymi kontaktowymi;
2. Wzór pisemnego zgłoszenia wewnętrznego;
3. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
4. Wzór informacji zwrotnej;
5. Zgoda na ujawnienie tożsamości Sygnalisty;
6. Klauzula informacyjna o zasadach przetwarzania danych osobowych Sygnalisty;
7. Wzór klauzuli informacyjnej o zasadach przetwarzania danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie od Sygnalisty;
8. Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą.

Załącznik 2:

ZAŁĄCZNIK 2

WZÓR PISEMNEGO ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNEGO

Miejscowość, dnia ………………………… roku

1. Dane Sygnalisty:

Imię i nazwisko (nieobowiązkowe): ……………………………………………

Dane kontaktowe (nieobowiązkowe): ……………………………………………

Status Sygnalisty (stanowisko) (nieobowiązkowe): (zaznaczyć właściwe poniżej)

• pracownik
• pracownik tymczasowy
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
• przedsiębiorca (np. Klient lub Kontrahent)
• prokurent
• akcjonariusz lub wspólnik
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem lub kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy (np. pracownik, usługodawca Klienta lub Kontrahenta)
• stażysta
• wolontariusz
• praktykant
• inna osoba
•  

• Zidentyfikowane naruszenie prawa oraz uzasadnienie

Identyfikacja naruszenia prawa dotyczy: (zaznaczyć właściwe poniżej)

• korupcji
• zamówień publicznych
• usług, produktów i rynków finansowych
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
• bezpieczeństwa transportu
• ochrony środowiska
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
• bezpieczeństwa żywności i pasz
• zdrowia i dobrostanu zwierząt
• zdrowia publicznego
• ochrony konsumentów
• ochrony prywatności i danych osobowych
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej

Opisanie naruszenia prawa, które zdaniem Sygnalisty miało lub może mieć miejsce (opis i przebieg zdarzenia/stanu podlegającego zgłoszeniu):

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

Czas naruszenia (nieobowiązkowe)

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

Miejsce naruszenia (nieobowiązkowe)

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

Dane osoby dopuszczającej się naruszenia, o ile Sygnalista posiada takie informacje:

Imię i nazwisko: ……………………………………………

Dane kontaktowe: ……………………………………………

Ewentualni świadkowie, w tym ich dane kontaktowe, o ile Sygnalista je posiada;

Imię i nazwisko: ……………………………………………

Dane kontaktowe: ……………………………………………

Imię i nazwisko: ……………………………………………

Dane kontaktowe: ……………………………………………

Imię i nazwisko: ……………………………………………

Dane kontaktowe: ……………………………………………

Wskazanie dowodów, o ile Sygnalista je posiada:

Dowód nr 1 : ……………………………………………

Dowód nr 2: ……………………………………………

Dowód nr 3: ……………………………………………

Dowód nr 4: ……………………………………………

Dowód nr 5: ……………………………………………

Inne ważne informacje z punktu widzenia naruszenia prawa: (nieobowiązkowe)

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

Dodatkowe uwagi np. czy naruszenie było zgłaszane innej osobie/instytucji, jeśli tak to komu i kiedy, czy uzyskano odpowiedź na zgłoszenie, jeśli tak to o jakiej treści (nieobowiązkowe):

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

Załączniki do zgłoszenia: (nieobowiązkowe)

1. ………………………………………..
2. ………………………………………..
3. ………………………………………..

……………………………………..

*podpis Sygnalisty

*jeśli Sygnalista chce dokonać zgłoszenia anonimowego nie musi się podpisywać